coral-reef-diversity

Inkluzywność i różnorodność organizacji. Jak ocenić dojrzałość DEI? Case study aplikacji.

Wspólnie z brytyjskim oddziałem firmy doradczej Grant Thornton, zaprojektowaliśmy aplikację pozwalającą mierzyć i zarządzać poziomem różnorodności i inkluzywności w organizacji. Aplikacja składa się z części ankietowej, pozwalającej na anonimową ocenę przez pracowników oraz panelu dla zarządzających, prezentującego wyniki własnej organizacji.

Dlaczego warto dbać o inkluzywność i różnorodność organizacji?

Znaczenie inkluzywności w miejscu pracy staje się coraz ważniejsze, zwłaszcza w świetle globalnej pandemii i świadomości nierówności na całym świecie.

Obecnie, bardziej niż kiedykolwiek, zróżnicowanie zespołów to nie tylko coś, co warto budować przy okazji, ale moralny, a za razem również biznesowy imperatyw. Badania od lat pokazują, że organizacje, w których występuje większa różnorodność, szczególnie na wyższych stanowiskach, osiągają przewagę konkurencyjną dzięki większej innowacyjności, trwałości, lepszemu przyciąganiu, zatrzymywaniu i angażowaniu pracowników oraz lepszym relacjom z klientami i społecznościami, w których działają. Jednak, choć zwiększanie różnorodności jest ważne, to właśnie angażowanie i zatrzymywanie pracowników poprzez kulturę integracyjną, w której różne punkty widzenia mogą się rozwijać, jest tym, co istotne i decyduje o przewagach kulturowych.

Klient

Grant Thornton UK LLP (Grant Thornton) jest członkiem Grant Thornton International, jednej z największych na świecie sieci profesjonalnych usług, zrzeszającej niezależne firmy księgowe i doradcze. Firma przyjmuje szerszą perspektywę, łącząc skalę globalną z lokalnym spojrzeniem w zakresie usług audytorskich, podatkowych i doradczych.

Firma angażuje się w tworzenie zróżnicowanych zespołów, które odzwierciedlają społeczeństwo i klientów, którym służą. Grant Thornton pragnie również budować kulturę przynależności i integracji, w której ludzie czują się sobą i mogą wyrażać swobodnie swoją podmiotowość. Firma zbiera regularnie informacje zwrotne od pracowników, a także zewnętrznych organizacji. Konsekwentnie utrzymuje się w pierwszej dziesiątce wskaźnika Social Mobility Employers Index od 2017 r., uzyskała tytuł Top 10 pracodawców 2021 dla Pracujących Rodzin, zobowiązuje się do przestrzegania Karty Rasy w Pracy, Karty Kobiet w Finansach Ministerstwa Skarbu Zjednoczonego Królestwa oraz zobowiązania w zakresie niepełnosprawności Valuable 500, a także uzyskała nagrodę różnorodności przyznawaną przez Stonewall.

Firma wykorzystuje również swoje doświadczenie, aby wspierać klientów w budowaniu kultury sprzyjającej włączeniu społecznemu za pomocą Modelu Dojrzałości (Inclusion Maturity Assessment).

Tło

Model dojrzałości Grant Thornton w zakresie inkluzywności i różnorodności umożliwia organizacjom obiektywne określenie, w jakim punkcie znajdują się na swojej drodze ku różnorodnej kulturze organizacyjnej oraz zrozumienie swoich ambicji, i opracowanie strategii opartej na danych. Umożliwia także wdrożenie ukierunkowanych interwencji w celu zapewnienia realizacji tych ambicji.

Podejście to rozpoczyna się od poznania klienta i oceny aktualnej sytuacji w zakresie różnych obszarów kultury organizacyjnej. Następnie specjaliści ds. inkluzywności i różnorodności z Grant Thornton przedstawiają rekomendacje dotyczące realizacji strategii klienta w tym zakresie.

Naszym celem było przeniesienie tych procesów, realizowanych dzisiaj offline, na platformę cyfrową i uczynienie oceny bardziej efektywną, zrozumiałą i przejrzystą zarówno dla zespołu Grant Thornton, jak i dla klientów.

Wyzwanie

Doświadczenie pokazuje, że trwała zmiana zaczyna się od samej góry, od zaangażowanych działań i, co ważne, od wzorcowych zachowań zarządzających, którzy wspierają kulturę inkluzywną. Zespoły kierownicze w wielu organizacjach wciąż nie są reprezentatywne i nie odpowiadają zróżnicowaniu pracowników lub społeczności, w której działają. Dlatego przed przystąpieniem do dalszych prac należy poznać strukturę i postrzeganie zespołu kierowniczego oraz jego ambicje w zakresie różnorodności.

Przełamując bariery i stawiając wyzwania w sprzyjającym środowisku, Grant Thornton może współpracować z zespołami kierowniczymi w celu stworzenia planu zmian, za którym mogą opowiedzieć się zarówno oni, jak i cała organizacja.

Aby wspierać ten proces narzędziem cyfrowym, Grant Thornton chciał stworzyć wstępną wersję platformy Inclusion Maturity, która umożliwia przeprowadzanie anonimowych badań oceny kadry kierowniczej w organizacji.

Dla Grant Thornton ważne było, aby:

  • Wyniki miały wpływ i prowadziły do odpowiednich działań dzięki zwartym, intuicyjnym i dobrze zaprojektowanym pulpitom i raportom,
  • Przestrzegane były przepisy dotyczące ochrony danych, a respondenci byli pewni, że ich dane są bezpieczne,
  • Zapewnienie klientowi własności platformy, np. zarządzanie aktywnością respondentów przez cały okres trwania oceny oraz umożliwienie ocen okresowych i podstaw do porównań,
  • Śledzenie postępów oceny, automatyczna analiza wyników oraz automatyczne i ręczne tworzenie raportów,
  • Przejrzysty widok wielu ocen/klientów jednocześnie, ułatwiający zarządzanie projektem przez specjalistów Grant Thornton.

Jak wyglądał proces projektowy?

Kick off

1

IDI - indywidualne wywiady pogłębione z etnografią

Discovery sprint

2

Benchmark, Persony, Customer Journey Map

Koncepcja

3

Architektura Informacji, Screen flow procesów

Projekt

4

Prototyp klikalny, Koncepcja graficzna, Identyfikacja marki

Wsparcie wdrożenia

5

Zadaniowe testy użyteczności

Testowanie i rozwój

6

Opracowanie biblioteki, regularne testy

Pierwszy krok – discovery sprint i specyfikacja

Proces projektowania rozpoczął się od zebrania wymagań dotyczących produktu i poznania obecnych, podobnych rozwiązań. W tym celu spotkaliśmy się ze specjalistami z Grant Thornton, aby omówić sposób działania modelu dojrzałości DEI, obecne problemy przy przeprowadzaniu oceny i kluczowe czynniki wpływające na wartość wyników. Ten Discovery Sprint pozwolił nam zdefiniować zakres projektu oraz stworzyć pierwszą, zgrubną koncepcję.

W rezultacie zmapowaliśmy cały proces.  Opisaliśmy go w formie listy ekranów na platformie, biorąc pod uwagę trzy – bardzo różne – perspektywy:

  1. Specjalistę z Grant Thornton (w tym menedżera i administratora), którzy tworzą ocenę, analizują wyniki i przygotowują rekomendacje,
  2. Administratora klienta, który zaprasza swój zespół kierowniczy do wypełnienia ankiety i ma dostęp do wyników i rekomendacji,
  3. Respondenta, który może wypełnić anonimową ankietę, bez konieczności zakładania konta w systemie.

Przedstawiliśmy wszystkie kroki w postaci zrozumiałych, graficznych bloków i zaznaczyliśmy połączenia między nimi, aby zwizualizować przepływy użytkowników i zrozumieć logikę biznesową oraz potencjalne przejścia między różnymi ekranami i sekcjami systemu.

Następnie przeprowadziliśmy analizę dziedzinową i zdefiniowaliśmy obiekty biznesowe oraz relacje między nimi, aby określić hierarchię elementów. Zebraliśmy także wszystkie pomysły na funkcje i uszeregowaliśmy je pod względem wartości dla biznesu i użytkowników oraz nakładu pracy zespołu programistycznego. Pozwoliło nam to na stworzenie zakresu i wymagań dla wersji MVP platformy.

Przekuj pomysł w koncepcję

W 2 tygodnie od pomysłu do prototypu

Koncepcja – odwzorowanie najważniejszych funkcji

Po kilku warsztatach byliśmy gotowi do modelowania koncepcji i tworzenia diagramu architektury informacji w oparciu o przepływy ekranów i zmapowane obiekty biznesowe. Każda rola miała unikalną architekturę informacji, odzwierciedlającą różne potrzeby i specyficzny kontekst jej zadań.

Stworzyliśmy diagramy z kluczowymi kategoriami i podkategoriami w systemie, z rozróżnieniem specyficznych potrzeb użytkowników Grant Thornton i klientów, w tym różnych ról i ograniczonego dostępu do określonych sekcji systemu – szczególnie istotny element w celu zapewnienia poczucia bezpieczeństwa i anonimowości.

Następnie opisaliśmy wszystkie role w systemie, aby stworzyć szczegółową specyfikację zestawów uprawnień i zasad dostępu do poszczególnych kategorii informacji i funkcji systemu.

Mając wszystkie niezbędne szczegóły i odwzorowaną strukturę systemu, byliśmy gotowi do stworzenia makiet i screen flow z wieloma scenariuszami, które zostały przekazane zespołowi programistów.

Przykłady dashboardów i ekranów ankiety z aplikacji

To, czego potrzebujesz, zawsze pod ręką

Naszym głównym celem było uproszczenie procesu, przeprowadzenie użytkowników przez wszystkie kroki i zasugerowanie możliwych obszarów usprawnień, które pozwoliłyby wyciągać praktycznie wnioski z wyników.

Chcieliśmy uświadomić zarówno specjalistom Grant Thornton, jak i użytkownikom będącym klientami, jak przebiega cały proces, pokazać im, w którym miejscu się znajdują i co należy zrobić dalej. Efektem tego było stworzenie widoków dostosowanych do każdej roli, tak aby wszyscy użytkownicy zaangażowani w ocenę byli świadomi swoich działań i postępów, a przy okazji czuli poufność danych i mieli nad nimi pełną kontrolę.

Prace projektowe podzieliliśmy na 4 sprinty, a po każdym tygodniu przedstawialiśmy i omawialiśmy efekty naszej pracy z zespołem z Wielkiej Brytanii, wprowadzaliśmy poprawki i przekazywaliśmy zatwierdzone projekty do zespołu wdrożeniowego. Ta ciągła, ścisła współpraca między zespołami biznesowymi, projektowymi i programistycznymi pozwoliła na zwinne, iteracyjne podejście i szybki postęp prac.

Design system – spójność i przyspieszenie projektowania

Aby w pełni zaprojektować wszystkie funkcjonalności i widoki dla wszystkich ról, musieliśmy dostarczyć zespołowi programistów sporo różnych modułów i elementów. Praca ta przebiegała bardzo sprawnie, dzięki wykorzystaniu dedykowanego systemu projektowego. W ciągu zaledwie 1 miesiąca zaprojektowaliśmy blisko 80 unikalnych ekranów aplikacji. Design system (biblioteka komponentów) Amethyst, która została stworzona przez nas i jest wykorzystywana we wszystkich projektach Grant Thornton, pozwala nam szybciej dostarczać produkty i zachować ich spójność. Pomaga również programistom usprawnić i zoptymalizować wdrożenie front-end, bo umożliwia wykorzystanie gotowych fragmentów kodu dla typowych komponentów.

Ten framework UI i biblioteka modułów pozwoliły nam znacznie szybciej przygotować makiety wysokiej jakości, a jednocześnie mieliśmy pewność, że wszystkie komponenty spełniają zasady dostępności. Użyliśmy elementów UI jako cegiełek, postępowaliśmy zgodnie z określonymi wytycznymi i mogliśmy od razu pokazać wszystkie widoki platformy wraz z jej wyglądem i sposobem działania, pomijając tradycyjne rozróżnienie między makietami a UI/layoutami.

Kluczowe rozwiązania UX/UI:

Kluczowe założenia i wzorce, które pozwoliły nam zapewnić optymalne doświadczenie użytkownika (UX) dla wszystkich grup odbiorców, to między innymi:

  • przejrzyste podsumowanie całego procesu dla każdego użytkownika,
  • śledzenie postępów w ocenie, statusu oceny i stopnia jej ukończenia,
  • anonimowe, łatwe do wypełnienia ankiety, zabezpieczone indywidualnym kodem i z automatycznie zapisywanym postępem,
  • interaktywne wykresy z kompleksową wizualizacją wszystkich wyników w celu przekazania wyników zespołowi kierowniczemu
  • podpowiedzi kontekstowe, aby pokazać właściwe informacje we właściwym czasie,
  • łatwe do zastosowania filtry do szybszej analizy i możliwość wycięcia lub anonimizacji niektórych danych,
  • spersonalizowane raporty z komentarzami specjalistów,
  • możliwość korzystania z predefiniowanych zaleceń oraz dołączania anonimowych przykładów odpowiedzi w celu poparcia zaleceń,
  • pomocne powiadomienia e-mail z wyraźnym wezwaniem do działania,
  • funkcja wzajemnej weryfikacji umożliwiająca szybkie sprawdzenie krzyżowe analizy w ramach Grant Thornton, przed wysłaniem ostatecznych wyników do Klienta.

Dalsze wsparcie rozwoju produktu

Po zakończeniu części projektowej nadal wspieramy rozwój produktu, aby zapewnić jego najwyższą jakość. Doradzamy zespołowi Grant Thornton w zakresie tworzenia nowych funkcji, zbieramy opinie użytkowników i pomysły na dalszy rozwój platformy, a także przeprowadzamy audyty wdrożeniowe po każdym sprincie wdrożeniowym.

Chcesz zaprojektować cyfrową platformę?