Wspólnie z brytyjskim oddziałem członkowskim Grant Thornton, zaprojektowaliśmy aplikację pozwalającą mierzyć i zarządzać poziomem różnorodności i inkluzywności w organizacji. Aplikacja składa się z części ankietowej, pozwalającej na anonimową ocenę przez pracowników oraz panelu dla zarządzających, prezentującego wyniki własnej organizacji.
Dlaczego warto dbać o inkluzywność i różnorodność organizacji?
Znaczenie inkluzywności w miejscu pracy staje się coraz ważniejsze, zwłaszcza w świetle globalnej pandemii i świadomości nierówności na całym świecie.
Obecnie, bardziej niż kiedykolwiek, zróżnicowanie zespołów to nie tylko coś, co warto budować przy okazji, ale moralny, a za razem również biznesowy imperatyw. Badania od lat pokazują, że organizacje, w których występuje większa różnorodność, szczególnie na wyższych stanowiskach, osiągają przewagę konkurencyjną dzięki większej innowacyjności, trwałości, lepszemu przyciąganiu, zatrzymywaniu i angażowaniu pracowników oraz lepszym relacjom z klientami i społecznościami, w których działają. Jednak, choć zwiększanie różnorodności jest ważne, to właśnie angażowanie i zatrzymywanie pracowników poprzez kulturę integracyjną, w której różne punkty widzenia mogą się rozwijać, jest tym, co istotne i decyduje o przewagach kulturowych.
Klient
Grant Thornton UK LLP jest członkiem Grant Thornton International, jednej z największych na świecie sieci profesjonalnych usług, zrzeszającej niezależne firmy księgowe i doradcze. Firma przyjmuje szerszą perspektywę, łącząc skalę globalną z lokalnym spojrzeniem w zakresie usług audytorskich, podatkowych i doradczych.
Firma angażuje się w tworzenie zróżnicowanych zespołów, które odzwierciedlają społeczeństwo i klientów, którym służą. Grant Thornton UK LLP pragnie również budować kulturę przynależności i integracji, w której ludzie czują się sobą i mogą wyrażać swobodnie swoją podmiotowość. Firma zbiera regularnie informacje zwrotne od pracowników, a także zewnętrznych organizacji. Konsekwentnie utrzymuje się w pierwszej dziesiątce wskaźnika Social Mobility Employers Index od 2017 r., uzyskała tytuł Top 10 pracodawców 2021 dla Pracujących Rodzin, zobowiązuje się do przestrzegania Karty Rasy w Pracy, Karty Kobiet w Finansach Ministerstwa Skarbu Zjednoczonego Królestwa oraz zobowiązania w zakresie niepełnosprawności Valuable 500, a także uzyskała nagrodę różnorodności przyznawaną przez Stonewall.
Firma wykorzystuje również swoje doświadczenie, aby wspierać klientów w budowaniu kultury sprzyjającej włączeniu społecznemu za pomocą Modelu Dojrzałości (Inclusion Maturity Assessment).
Tło
Model dojrzałości Grant Thornton UK LLP w zakresie inkluzywności i różnorodności umożliwia organizacjom obiektywne określenie, w jakim punkcie znajdują się na swojej drodze ku różnorodnej kulturze organizacyjnej oraz zrozumienie swoich ambicji, i opracowanie strategii opartej na danych. Umożliwia także wdrożenie ukierunkowanych interwencji w celu zapewnienia realizacji tych ambicji.
Podejście to rozpoczyna się od poznania klienta i oceny aktualnej sytuacji w zakresie różnych obszarów kultury organizacyjnej. Następnie specjaliści ds. inkluzywności i różnorodności z Grant Thornton UK LLP przedstawiają rekomendacje dotyczące realizacji strategii klienta w tym zakresie.
Naszym celem było przeniesienie tych procesów, realizowanych dzisiaj offline, na platformę cyfrową i uczynienie oceny bardziej efektywną, zrozumiałą i przejrzystą zarówno dla zespołu Grant Thornton UK LLP, jak i dla klientów.
Wyzwanie
Doświadczenie pokazuje, że trwała zmiana zaczyna się od samej góry, od zaangażowanych działań i, co ważne, od wzorcowych zachowań zarządzających, którzy wspierają kulturę inkluzywną. Zespoły kierownicze w wielu organizacjach wciąż nie są reprezentatywne i nie odpowiadają zróżnicowaniu pracowników lub społeczności, w której działają. Dlatego przed przystąpieniem do dalszych prac należy poznać strukturę i postrzeganie zespołu kierowniczego oraz jego ambicje w zakresie różnorodności.
Przełamując bariery i stawiając wyzwania w sprzyjającym środowisku, Grant Thornton UK LLP może współpracować z zespołami kierowniczymi w celu stworzenia planu zmian, za którym mogą opowiedzieć się zarówno oni, jak i cała organizacja.
Aby wspierać ten proces narzędziem cyfrowym, Grant Thornton UK LLP chciał stworzyć wstępną wersję platformy Inclusion Maturity, która umożliwia przeprowadzanie anonimowych badań oceny kadry kierowniczej w organizacji.
Dla Grant Thornton UK LLP ważne było, aby:
- Wyniki miały wpływ i prowadziły do odpowiednich działań dzięki zwartym, intuicyjnym i dobrze zaprojektowanym pulpitom i raportom,
- Przestrzegane były przepisy dotyczące ochrony danych, a respondenci byli pewni, że ich dane są bezpieczne,
- Zapewnienie klientowi własności platformy, np. zarządzanie aktywnością respondentów przez cały okres trwania oceny oraz umożliwienie ocen okresowych i podstaw do porównań,
- Śledzenie postępów oceny, automatyczna analiza wyników oraz automatyczne i ręczne tworzenie raportów,
- Przejrzysty widok wielu ocen/klientów jednocześnie, ułatwiający zarządzanie projektem przez specjalistów Grant Thornton UK LLP.
Jak wyglądał proces projektowy?
Kick off
IDI - indywidualne wywiady pogłębione z etnografią
Discovery sprint
Benchmark, Persony, Customer Journey Map
Koncepcja
Architektura Informacji, Screen flow procesów
Projekt
Prototyp klikalny, Koncepcja graficzna, Identyfikacja marki
Wsparcie wdrożenia
Zadaniowe testy użyteczności
Testowanie i rozwój
Opracowanie biblioteki, regularne testy
Pierwszy krok – discovery sprint i specyfikacja
Proces projektowania rozpoczął się od zebrania wymagań dotyczących produktu i poznania obecnych, podobnych rozwiązań. W tym celu spotkaliśmy się ze specjalistami z Grant Thornton UK LLP, aby omówić sposób działania modelu dojrzałości DEI, obecne problemy przy przeprowadzaniu oceny i kluczowe czynniki wpływające na wartość wyników. Ten Discovery Sprint pozwolił nam zdefiniować zakres projektu oraz stworzyć pierwszą, zgrubną koncepcję.
W rezultacie zmapowaliśmy cały proces. Opisaliśmy go w formie listy ekranów na platformie, biorąc pod uwagę trzy – bardzo różne – perspektywy:
- Specjalistę z Grant Thornton (w tym menedżera i administratora), którzy tworzą ocenę, analizują wyniki i przygotowują rekomendacje,
- Administratora klienta, który zaprasza swój zespół kierowniczy do wypełnienia ankiety i ma dostęp do wyników i rekomendacji,
- Respondenta, który może wypełnić anonimową ankietę, bez konieczności zakładania konta w systemie.
Przedstawiliśmy wszystkie kroki w postaci zrozumiałych, graficznych bloków i zaznaczyliśmy połączenia między nimi, aby zwizualizować przepływy użytkowników i zrozumieć logikę biznesową oraz potencjalne przejścia między różnymi ekranami i sekcjami systemu.
Następnie przeprowadziliśmy analizę dziedzinową i zdefiniowaliśmy obiekty biznesowe oraz relacje między nimi, aby określić hierarchię elementów. Zebraliśmy także wszystkie pomysły na funkcje i uszeregowaliśmy je pod względem wartości dla biznesu i użytkowników oraz nakładu pracy zespołu programistycznego. Pozwoliło nam to na stworzenie zakresu i wymagań dla wersji MVP platformy.
Przekuj pomysł w koncepcję
W 2 tygodnie od pomysłu do prototypu
Koncepcja – odwzorowanie najważniejszych funkcji
Po kilku warsztatach byliśmy gotowi do modelowania koncepcji i tworzenia diagramu architektury informacji w oparciu o przepływy ekranów i zmapowane obiekty biznesowe. Każda rola miała unikalną architekturę informacji, odzwierciedlającą różne potrzeby i specyficzny kontekst jej zadań.
Stworzyliśmy diagramy z kluczowymi kategoriami i podkategoriami w systemie, z rozróżnieniem specyficznych potrzeb użytkowników Grant Thornton UK LLP i klientów, w tym różnych ról i ograniczonego dostępu do określonych sekcji systemu – szczególnie istotny element w celu zapewnienia poczucia bezpieczeństwa i anonimowości.
Następnie opisaliśmy wszystkie role w systemie, aby stworzyć szczegółową specyfikację zestawów uprawnień i zasad dostępu do poszczególnych kategorii informacji i funkcji systemu.
Mając wszystkie niezbędne szczegóły i odwzorowaną strukturę systemu, byliśmy gotowi do stworzenia makiet i screen flow z wieloma scenariuszami, które zostały przekazane zespołowi programistów.
Przykłady dashboardów i ekranów ankiety z aplikacji
To, czego potrzebujesz, zawsze pod ręką
Naszym głównym celem było uproszczenie procesu, przeprowadzenie użytkowników przez wszystkie kroki i zasugerowanie możliwych obszarów usprawnień, które pozwoliłyby wyciągać praktycznie wnioski z wyników.
Chcieliśmy uświadomić zarówno specjalistom Grant Thornton UK LLP, jak i użytkownikom będącym klientami, jak przebiega cały proces, pokazać im, w którym miejscu się znajdują i co należy zrobić dalej. Efektem tego było stworzenie widoków dostosowanych do każdej roli, tak aby wszyscy użytkownicy zaangażowani w ocenę byli świadomi swoich działań i postępów, a przy okazji czuli poufność danych i mieli nad nimi pełną kontrolę.
Prace projektowe podzieliliśmy na 4 sprinty, a po każdym tygodniu przedstawialiśmy i omawialiśmy efekty naszej pracy z zespołem z Wielkiej Brytanii, wprowadzaliśmy poprawki i przekazywaliśmy zatwierdzone projekty do zespołu wdrożeniowego. Ta ciągła, ścisła współpraca między zespołami biznesowymi, projektowymi i programistycznymi pozwoliła na zwinne, iteracyjne podejście i szybki postęp prac.
Design system – spójność i przyspieszenie projektowania
Aby w pełni zaprojektować wszystkie funkcjonalności i widoki dla wszystkich ról, musieliśmy dostarczyć zespołowi programistów sporo różnych modułów i elementów. Praca ta przebiegała bardzo sprawnie, dzięki wykorzystaniu dedykowanego systemu projektowego. W ciągu zaledwie 1 miesiąca zaprojektowaliśmy blisko 80 unikalnych ekranów aplikacji. Design system (biblioteka komponentów) Amethyst, która została stworzona przez nas i jest wykorzystywana we wszystkich projektach Grant Thornton UK LLP, pozwala nam szybciej dostarczać produkty i zachować ich spójność. Pomaga również programistom usprawnić i zoptymalizować wdrożenie front-end, bo umożliwia wykorzystanie gotowych fragmentów kodu dla typowych komponentów.
Ten framework UI i biblioteka modułów pozwoliły nam znacznie szybciej przygotować makiety wysokiej jakości, a jednocześnie mieliśmy pewność, że wszystkie komponenty spełniają zasady dostępności. Użyliśmy elementów UI jako cegiełek, postępowaliśmy zgodnie z określonymi wytycznymi i mogliśmy od razu pokazać wszystkie widoki platformy wraz z jej wyglądem i sposobem działania, pomijając tradycyjne rozróżnienie między makietami a UI/layoutami.
Kluczowe rozwiązania UX/UI:
Kluczowe założenia i wzorce, które pozwoliły nam zapewnić optymalne doświadczenie użytkownika (UX) dla wszystkich grup odbiorców, to między innymi:
- przejrzyste podsumowanie całego procesu dla każdego użytkownika,
- śledzenie postępów w ocenie, statusu oceny i stopnia jej ukończenia,
- anonimowe, łatwe do wypełnienia ankiety, zabezpieczone indywidualnym kodem i z automatycznie zapisywanym postępem,
- interaktywne wykresy z kompleksową wizualizacją wszystkich wyników w celu przekazania wyników zespołowi kierowniczemu
- podpowiedzi kontekstowe, aby pokazać właściwe informacje we właściwym czasie,
- łatwe do zastosowania filtry do szybszej analizy i możliwość wycięcia lub anonimizacji niektórych danych,
- spersonalizowane raporty z komentarzami specjalistów,
- możliwość korzystania z predefiniowanych zaleceń oraz dołączania anonimowych przykładów odpowiedzi w celu poparcia zaleceń,
- pomocne powiadomienia e-mail z wyraźnym wezwaniem do działania,
- funkcja wzajemnej weryfikacji umożliwiająca szybkie sprawdzenie krzyżowe analizy w ramach Grant Thornton UK LLP, przed wysłaniem ostatecznych wyników do Klienta.
Dalsze wsparcie rozwoju produktu
Po zakończeniu części projektowej nadal wspieramy rozwój produktu, aby zapewnić jego najwyższą jakość. Doradzamy zespołowi Grant Thornton UK LLP w zakresie tworzenia nowych funkcji, zbieramy opinie użytkowników i pomysły na dalszy rozwój platformy, a także przeprowadzamy audyty wdrożeniowe po każdym sprincie wdrożeniowym.
