Architektura informacji to struktura i opis danych, instrukcji i ogłoszeń, które można znaleźć na portalu, aplikacji czy systemie. Dziś pokażę, jakie metody stosujemy projektując firmowy intranet, aby ułatwić pracownikom łatwe i intuicyjne dotarcie do wszystkich, potrzebnych im informacji i dokumentów.
Poprawna architektura informacji, czyli jaka?
Zanim opowiem o metodach, warto przypomnieć, dlaczego dbałość o odpowiednią architekturę informacji jest tak ważna. Najprościej ujmując:
- Poprawna architektura informacji – przeciętny użytkownik nie będzie miał problemów z poruszaniem się po zasobach firmowych, łatwo i szybko znajdzie to, czego szuka, będzie dobrze rozumiał prezentowane informacje, a układ będzie dla niego logiczny. Dzięki temu dotrze do informacji samodzielnie oszczędzając czas sobie i innym.
- Wadliwa, nietrafiona architektura informacji – dla przeciętnego użytkownika oznacza dezorientację, poszukiwanie informacji w różnych miejscach, zanim uda mu się wyklikać odpowiednią ścieżkę, a nie zawsze nawet jest to możliwe! Wreszcie – stracony czas i frustracje.
Kluczowe jest tu słowo „przeciętny” – łatwo jest skonstruować nietrafioną listę podstron czy kategorii, kierując się jedynie własną intuicją i tym, co naszym zdaniem najlepiej opisuje dane treści. Trudno o dobrą architekturę informacji bez odpowiednich badań użytkowników.
Na szczęście problem niepoprawnej architektury informacji jest na tyle powszechny, że stworzono już odpowiednie narzędzie, by mu zaradzić.
W EDISONDZIE, na bazie skutecznych i sprawdzonych metod projektowych i badawczych, opracowaliśmy proces tworzenia i modyfikowania istniejącej struktury informacji, składający się z kilku kroków. Warto przeprowadzić takie działania nie tylko wtedy, kiedy wdrażamy nowy intranet, także aktualnie użytkowany system może mieć duże pole do optymalizacji, a wyniki i uzyskane efekty, w postaci szybszego, prostszego dostępu do informacji i zwiększenia zadowolenia pracowników, mogą nas zaskoczyć.
Krok 1: Inwentaryzacja istniejącego intranetu
Należy zacząć od tego, co już mamy. Inwentaryzacja intranetu polega na sporządzeniu wykazu wszystkich rodzajów treści, które się w nim pojawiają – może to być w formie typów podstron. Strukturę obecnego intranetu można odtworzyć w zwykłym arkuszu kalkulacyjnym. Podobną funkcjonalność ma narzędzie Inventory, służące do zarządzania strategią treści.
Dodatkowo, jeśli istniejący intranet ma wbudowane narzędzie analityczne, pokazujące najczęściej klikane elementy czy najczęściej podejmowane zadania – warto to wykorzystać.
Druga możliwość to wypisanie wszystkich rodzajów treści, które powinny znaleźć się w nowym intranecie, a które udało się zebrać podczas badań czy rozmów z użytkownikami i zarządem.
Z naszego doświadczenia
Pracownicy mają tendencję do zwracania uwagi przede wszystkim na funkcjonalności, których brakuje, a powinni się znaleźć w intranecie. To ważna informacja dla menadżera, ale równie ważną informacją jest to… czego nie brakuje. Nasi badacze badając użyteczność aktualnych rozwiązań zwracamy zawsze uwagę także na elementy, które świetnie się sprawdzają.
Warto to robić, by w nowym systemie tego nie pominąć. Wszyscy szybko przyzwyczajamy się do dobrego i uznajemy za pewien standard, normę – dlatego tak łatwo zapomnieć o tym w badaniach nad nowym intranetem.
Krok 2: Sortowanie kart
Sortowanie kart (card sorting) to metoda badawcza pozwalająca na opracowanie optymalnej struktury dowolnego systemu. To metoda ilościowa – dlatego wymaga zaangażowania większej liczby użytkowników. Programy służące do jej przeprowadzenia wykorzystują złożone algorytmy statystyczne, mimo to ćwiczenie, które poniżej opisuję jest bardzo proste dla uczestników. Wymaga jednak odpowiednich przygotowań, o których piszę niżej, ale jest zrozumiałe i jego przebieg nie stwarza problemów.
Karty reprezentują podstrony lub rodzaje treści. Jeśli mamy dane dotyczące najczęściej podejmowanych zadań w obecnym intranecie – na przykład z wbudowanej tam analityki – możemy wybrać karty na podstawie trzech najczęściej wykonywanych działań.
Jak przebiega ćwiczenie?
Każdy z uczestników ćwiczenia, zarazem użytkownik systemu, otrzymuje zestaw kart. Następnie jest proszony o pogrupowanie ich według klucza, który będzie sensowny.
Grupy kart, które w ten sposób powstały, użytkownik w kolejnym kroku musi nazwać – tak, by jak najlepiej oddać ich zawartość.
Zależnie od liczby i złożoności kart, ćwiczenie można rozbudować o testy czy krótkie zadania, ostateczny zakres zależy od skali projektu.
Chcesz uporządkować architekturę informacji w Twoim intranecie?
Jak zorganizować sortowanie kart?
Jak wspomniałem wcześniej, jest to badanie ilościowe. To znaczy, że wymaga większej grupy respondentów. Nie ma zbyt wielu źródeł podających optymalną liczbę uczestników, ale absolutnym minimum będzie około 30 osób – tylu potrzeba, by badanie było statystycznie prawidłowe.
Z naszego doświadczenia
Pamiętaj o tym, że zawsze warto zaprosić do tego ćwiczenia większą liczbę użytkowników, dlatego że nie wszyscy dadzą radę przejść je w całości. Poza tym podczas współpracy z naszymi klientami obserwujemy, że liczba kart ma znaczenie. Im jest ich więcej, tym trudniej uczestnikom ćwiczenia zapoznać się z nimi wszystkimi, ułożyć je odpowiednio itd. W ramach pojedynczego badania najlepiej wykorzystać około 30 kart.
Użycie większej liczby, a zwłaszcza więcej niż 50 kart, może przytłoczyć badanych i bardzo ich zniechęcić. Pamiętajmy, że są to pracownicy, wciąż mają na głowie bardzo dużo obowiązków związanych z pracą i napięty grafik. W takiej sytuacji łatwo o niepowodzenie, bo zbyt wielu uczestników badania może po prostu porzucić je w połowie i wrócić z powrotem do pracy. Źle przygotowane badanie to brak rzetelnych wyników i jednocześnie zmarnowany czas pracowników.
Krok 3: testowanie drzewa informacji (tree testing)
Kiedy mamy już karty posortowane przez badanych, możemy zweryfikować wyniki za pomocą testowania drzewa informacji. Dlatego właśnie ta metoda jest czasem nazywana odwróconym sortowaniem kart.
Jak przebiega testowanie drzewa informacji?
W badaniu wykorzystywana jest rozrysowana architektura informacji intranetu. Można ją stworzyć na bazie schematów powtarzających się najczęściej podczas sortowania kart.
Następnie prosimy uczestników sesji, by wyobrazili sobie, że będą mieli wykonać określone zadania. Możemy je wybrać na podstawie wyników analizy kluczowych zadań (top-task analysis), by mieć pewność, że w badaniu nie pominiemy ważnych elementów codziennej rutyny pracowników.
Uczestnicy sesji w przedstawionej im strukturze intranetu mają wskazać elementy, które pozwoliłyby im na wykonanie konkretnych zadań lub znalezienie konkretnych informacji. Dzięki temu otrzymujemy dodatkowe potwierdzenie, czy rzeczywiście nazwy kategorii treści, które na podstawie grup kart wydawały się logiczne i sensowne uczestnikom poprzedniego badania, sprawdzą się, gdy punkt wyjścia jest odwrotny.
Chcesz przetestować intranet pod kątem użyteczności?
Po co dodatkowo testowanie drzewa informacji?
Podczas sortowania kart punktem wyjścia była treść – a użytkownik musiał ją nazwać. W przypadku odwróconego sortowania kart, czyli testowania drzewa informacji, punktem wyjścia jest nazwa – użytkownik określa, jaka się pod nią kryje treść.
W ten sposób dowiadujemy się, czy na pewno nasza architektura informacji jest poprawna, czy w większości przypadków użytkownik szybko i sprawnie wykona zadanie. Optymalizacja procesów w firmie dzieje się każdego dnia, a kiedy naszym wyzwaniem jest zarządzenie zmianą – warto poświęcić jeszcze chwilę na double-check nowych projektów.
Bardzo ważna jest w tym odpowiednia komunikacja: wykorzystywanie czasu pracowników, w którym mogliby wykonywać swoje obowiązki, może spotkać się z oporem, zwłaszcza ich przełożonych. Warto pamiętać o tym, że czas poświęcony na badanie i testowanie systemów zaprocentuje w przyszłości – nie tylko poprzez większą efektywność, ale też zadowolenie i komfort pracowników.
