Zmiany często budzą opór i obawy. Nie inaczej jest, kiedy planujemy wdrożenie nowego systemu, z którego mają korzystać wszyscy. Z naszego doświadczenia wynika, że dzięki zaangażowaniu pracowników w projektowanie rozwiązań, zyskujemy ambasadorów, którzy w przyszłości mogą pomóc promować je wewnętrznie. Jak to zrobić wykorzystując design studio?
Badania potrzeb pracowników
Istnieje wiele metod badania potrzeb pracowników. Dobieramy je w zależności od wielkości organizacji, czasu, jaki można przeznaczyć na analizy czy istotności nowych rozwiązań. Tym razem opisujemy szerzej design studio, czyli metodę wymagającą nieco większych wysiłków organizacyjnych, ale też zapewniającą ogromną dawkę wartościowych informacji. Metodę można wykorzystać na przykład podczas optymalizacji firmowego intranetu, czy szerzej – budowania przyjaznego digital workplace, które ułatwia wszystkim pracownikom codzienną pracę.
Kiedy sięgnąć po design studio?
Jeśli w firmie mierzymy się z wyzwaniem polegającym na wyborze systemu, z którego będą korzystać wszyscy pracownicy, ma być on wygodny, intuicyjny, nowoczesny, ale też prosty w obsłudze dla każdego, nie tylko osób biegłych w nowych technologiach… Łatwo zauważyć, że wymagania są wysokie, a najczęściej jeszcze ograniczają nas czas i budżet.
Z takimi wyzwaniami mierzą się często osoby lub całe działy odpowiedzialne za systemy wewnętrzne, np. gdy potrzebny jest nowy intranet, przestrzeń do dzielenia zasobów czy systemy kadrowe, w których obsługiwane są chociażby urlopy. Im bardziej liczna i różnorodna organizacja, tym trudniejsze może być zebranie wszystkich wymagań i połączenie ich w odpowiedni sposób. Nie można pominąć tu też kwestii odpowiedniej komunikacji wewnętrznej, by żaden dział nie poczuł się zignorowany.
Większość metod badawczych zakłada słuchanie i zbieranie potrzebnych informacji. Design studio to warsztaty z przedstawicielami różnych zespołów. Przewagą takich spotkań nad ankietami czy wywiadami prowadzonymi indywidualnie, jest umożliwienie pracownikom rozmowy o potrzebach wobec systemu także pomiędzy sobą. Najprościej mówiąc – dzięki wspólnej dyskusji na forum, członkom zespołu A będzie łatwiej zrozumieć, że jakaś funkcjonalność budowanego właśnie systemu jest podyktowana potrzebami członków zespołu B, co jest już wystarczającym uzasadnieniem jej wdrożenia.
Design studio idzie też o krok dalej niż samo badanie potrzeb. Warsztat pomaga w stworzeniu konkretnej wizji przyszłego rozwiązania, a także kolejnych kroków w projektowaniu. Wspólne wypracowanie tego, jak w systemie powinny wyglądać kolejne etapy rozwiązania zadania lub nawet przykładowe widoki ekranów to o wiele więcej niż ogólne wymagania dotyczące użyteczności.
Jak zorganizować formie design studio?
Organizacja warsztatu wymaga zaplanowania odpowiedniego harmonogramu. Najważniejsze, aby w spotkaniach mogli wziąć udział wszyscy przedstawiciele działów i zespołów zaangażowanych w proces. Wymaga to więcej wysiłku niż indywidualne rozmowy, przy których każdy może zadeklarować inny termin, dlatego warto zmotywować uczestników odpowiednią komunikacją wewnętrzną: wskazać, że ich udział i głos jest kluczowy w dostosowaniu systemu do potrzeb całej organizacji.
Design studio może przybierać różne formy. Przyjrzyjmy się bliżej dwóm z nich.
Szybkie prototypowanie – popularna forma design studio
Na czym polega?
W tej metodzie uczestnicy tworzą w krótkim czasie wiele konceptów głównych ekranów systemu, np. strony głównej. Następnie konfrontują propozycje z badaczem i ze sobą nawzajem, testują je i omawiają.
Zalety: łatwość przygotowania i poprowadzenia takiego ćwiczenia.
Cel: zwizualizowanie potrzeb i oczekiwań, wygenerowanie jak największej liczby pomysłów.
Jak przebiega?
Szybkie prototypowanie, jak sama nazwa wskazuje, polega na tym, by podczas zajęć uczestnicy w krótkim czasie stworzyli możliwie dużo prototypów. Takim prototypem może być na przykład strona główna firmowego intranetu, widok książki adresowej czy repozytorium plików.
W spotkaniu, poza uczestnikami, bierze też udział jedna osoba, która pełni role moderatora i badacza.
Zacznij od wyjaśnienia, o co chodzi
Uczestnicy spotkania, jeśli poprosisz ich o narysowanie prototypu, mogą od razu mieć różne zastrzeżenia. Mogą zgłaszać np., że to nie jest w zakresie ich kompetencji, powinien się tym zająć grafik lub specjalista UX itd. Aby uniknąć takich sytuacji, warto wyjaśnić, że to tylko ćwiczenie i chodzi o wygenerowanie jak największej liczby pomysłów zgodnych z wyobrażeniami pracowników o tym, jak dany widok powinien wyglądać i jakie funkcjonalności zawierać.
1. Pokaż przykład
Możesz skorzystać z tablicy czy flipcharta i zaprezentować przykładowe prostokąty, strzałki, pojedynczy widok – tak, aby zaprezentować uczestnikom, że nie chodzi o dopracowane projekty, a jedynie prosty, czytelny szkic.
2. Podziel na grupy
Ćwiczenie jest wykonywane w małych grupach, najlepiej 3-4 osobowych.
3. Bierz udział w ćwiczeniu, dyskutuj
Jako moderator staraj się angażować uczestników spotkania poprzez zadawanie im pytań dotyczących szkiców. Np. dlaczego wybrali takie rozwiązanie? Co przemawia za zaproponowanym układem? Zachęcaj do tego, by każdy zaprezentował swój szkic pozostałym i trochę o nim opowiedział. Dzięki takiej wymianie pomysłów finalny efekt będzie akceptowalny dla wszystkich.
4. [opcjonalnie] Przeprowadź wspólną analizę
Jeśli ćwiczenie przebiega sprawnie i wciąż masz czas do wykorzystania – postaw na zebranie szkiców i analizę. Zaproponuj uczestnikom znalezienie podobieństw, trendów, wskazanie mocnych stron prototypów. Może uda się z nich stworzyć jedną, grupową koncepcję?
5. [opcjonalnie] Wytypuj spośród uczestników nowego „badacza”
Możesz poprosić uczestników o wytypowanie z grupy osoby, która wcieli się w rolę badacza. Jej zadaniem będzie bliższe przyjrzenie się po kolei różnym prototypom i przeprowadzenie prostych testów użyteczności pomiędzy grupami uczestników.
Przykład:
Nowy „badacz” przedstawi grupie A prototyp stworzony przez grupę B, omawiając przy tym koncepcję, która za nim stoi, a następnie członkowie grupy B opiszą, co widzą i jak korzystaliby z naszkicowanych elementów. Dzięki temu poza bankiem pomysłów pozyskamy też wstępną ich weryfikację.
Design studio w formie 3M – Mission, Mindframes and Methods
Na czym polega?
Uczestnicy spotkania skupiają się na opisaniu w odpowiedni sposób zadań, które mają do wykonania na co dzień, i robią to według konkretnych wytycznych podanych przez badacza.
Zalety: bardzo konkretna informacja zwrotna, wzmocnienie odpowiedzialności za proces i narzędzie.
Cel: mapowanie sposobów użycia przyszłego intranetu (lub innego systemu).
Jak przebiega?
Metoda 3M została stworzona by pomóc osobom decyzyjnym w projektach i zakłada podejście „feature-first”, czyli wyjście w projektowaniu od funkcji zamiast od potrzeb użytkowników. W ramach metody M3 to zadania do wykonania są najważniejsze, a user stories, które w efekcie powstają, pozwalają na efektywne mapowanie sposobów użycia nowych systemów.
W sesji są wykorzystane m.in. karteczki, na których uczestnicy zapisują swoje pomysły – może się przydać tablica, na której będą mogli je przyklejać, lub inna przestrzeń kreatywna, pozwalająca na wizualne przedstawienie wyników spotkania. (Obecnie warsztat z powodzeniem można wykonać zdalnie).
Co oznaczają hasła Mission, Mindframes i Methods?
Mission – czyli misja – to zadanie, które użytkownik chce wykonać za pomocą projektowanego systemu. Może być sformułowane jako „chcę znaleźć szablon dokumentu” czy „chcę znaleźć numer telefonu do działu księgowości”.
Mindframes to pewnego rodzaju pytania i wątpliwości, które pojawiają się podczas realizacji zadania, na przykład „czy ten numer telefonu jest wciąż aktualny?”, „gdzie i jak mogę sprawdzić, czy szablon dokumentu się nie zmienił?”.
Methods – czyli metody – mają pozwolić użytkownikowi wykonać zadanie i jednocześnie uwzględniać opisane wcześniej mindframes. Metoda będzie takim narzędziem czy funkcją, która nie tylko zrealizuje polecenie, ale też da gwarancję, że po drodze nie dojdzie do błędu. W tym przypadku – metodą będzie zbiór czy wyszukiwarka szablonów wyświetlająca informacje o ich wersji i wyróżniająca najnowszą.
Chcesz zorganizować design studio w Twojej firmie?
Metoda 3M w punktach
1. Zacznij od wyjaśnienia, o co chodzi
Udział w sesji będzie utrudniony, jeśli na początku dokładnie nie opiszemy, czym jest ta metoda i co jest jej celem. Przede wszystkim chodzi o zmianę sposobu myślenia nastawionego na funkcje (to, co system powinien robić) na myślenie o zadaniach (co chcą osiągnąć użytkownicy). Poszczególne pojęcia z rozwinięcia skrótu 3M będziesz tłumaczyć dopiero w trakcie spotkania.
2. Poproś o wypisanie różnych misji
Po wyjaśnieniu, czym jest misja, zleć uczestnikom, by w pierwszej kolejności wypisali przykładowe misje. Niech każda z nich będzie zapisana na oddzielnej karteczce. Przykłady: „chcę łatwo znaleźć numer telefonu do szefa innego działu”, „chcę szybko i sprawnie pobrać szablon prezentacji”, „chcę sprawdzić menu kafeterii”.
3. Zweryfikuj podejście uczestników i naprowadź ich na właściwe tory
Na początku możesz zaobserwować, że część osób opisują misje wciąż myśli w kategoriach funkcji systemu, nie zadań użytkownika. Obserwuj uważnie wyniki prac i w razie potrzeby – poproś o modyfikacje. Wypisywanie zadań powinno zająć od 15 do 45 minut.
4. Poproś o wypisanie mindframes
To pojęcie jest trudne nawet do przetłumaczenia, wobec czego jego objaśnienie może sprawić nieco trudności. Można je opisać jako wszelkie wątpliwości czy spostrzeżenia pojawiające się u użytkownika w skojarzeniu z misją. Najlepiej będzie podać przykłady: „chcę móc znaleźć numer telefonu managera innego działu w zestawieniu struktury”, „nie jestem pewien, czy ten plik to najnowsza wersja szablonu dokumentu” czy „menu kafeterii często wysyłam koledze z innego działu”. Jak widać, mogą to być zarówno „zagrożenia” – nieaktualna wersja dokumentu, pewne oczekiwania – numeru telefonu szukalibyśmy właśnie w takim miejscu, a nie innym, lecz także miłe, pozytywne skojarzenia – menu wysyłam też koledze, bo razem chodzimy coś zjeść.
Uczestnicy powinni wszystkie takie mindframes również wypisać na oddzielnych karteczkach i przyczepić nad wcześniej opracowanymi misjami.
5. Spróbuj stworzyć metody
Po wypisaniu dwóch pierwszych „M” uczestnicy sesji mogą przejść do metod, czyli takich funkcjonalności systemu, które umożliwią zrealizowanie misji z uwzględnieniem mindframes.
Przykłady:
Rozpiska struktury organizacji z podstawowymi danymi; lista szablonów dokumentów z datami ostatnich aktualizacji i powiadomieniami o następnych; menu kafeterii z opcją wysyłki do innych pracowników. Również metody powinny znaleźć się na oddzielnych karteczkach i zostać dołączone do misji i mindframes.
6. Podsumuj wyniki
Na koniec spotkania zachęć uczestników, by przyjrzeli się wynikom ćwiczenia i je omówili. To wzmocni w nich nowe podejście – nastawione na „task first”, czyli najpierw zadania, następnie funkcje. Tablicę z karteczkami w jej ostatecznym kształcie warto sfotografować i zachować zdjęcia, by móc wrócić do wyników prac. Dodatkowo będą bazą do kolejnych kroków, jak tworzenie user stories.
Pozwól pracownikom porozumieć się między sobą
Jeśli odpowiadasz za plany nowego systemu i trudno Ci wytłumaczyć pracownikom, dlaczego trzeba wprowadzić niektóre rozwiązania – pozwól im, by wytłumaczyli to sobie nawzajem.
Design studio poza tym, że jest wartościową metodą badawczą, wzmacnia zrozumienie roli obserwacji i wyników projektu. Przed menedżerami bardzo często stoi zadanie pogodzenia sprzecznych interesów różnych stron. System powinien odpowiadać na potrzeby możliwie największej liczby pracowników, ale systemy, które spełniają oczekiwania każdego, prawdopodobnie jeszcze nie istnieją (i szybko się nie pojawią).
By urealnić oczekiwania użytkowników, a jednocześnie skłonić ich do kompromisów, można wykorzystać wyżej opisane ćwiczenia. Zdarza się, że pracownicy różnych działów po prostu nie wiedzą, że ich potrzeby są aż tak odmienne. Praca w grupach pozwala szybko stworzyć przykłady różnych wartościowych rozwiązań, a zarazem wzmacnia poczucie, że jesteśmy drużyną i gramy do jednej bramki – dlatego nie można myśleć tylko o sobie, trzeba grać zespołowo.
