Jako HR Manager/HR Managerka wiesz, jak bardzo ważna jest efektywna komunikacja wewnętrzna. Jednym z ważnych kanałów takiej komunikacji, szczególnie w dobie #zostańwdomu może być intranet. W tym artykule podpowiem Ci na co zwrócić uwagę w pracy nad jego wdrożeniem.
Intranet w firmie to jedno z najważniejszych cyfrowych narzędzi do komunikacji i współpracy. Pozwala on na usprawnienie procesu komunikacji oraz zapewnienie równego i szybkiego dostępu do informacji dla wszystkich pracowników. To zaś prowadzi do redukcji kosztów, wzrostu produktywności i komfortu pracy, szczególnie w warunkach zdalnego działania firmy. Ponadto intranet może być ważną częścią budowy pozytywnego Digital Employee Experience (o którym szerzej pisał Michał Madura).
Intranet musi być jednak dobrze zaprojektowany, wdrożony, a następnie utrzymywany. Tylko w ten sposób będzie on spełniał wszystkie swoje funkcje, a pracownicy będą chętnie z niego korzystali.
Co to znaczy “dobrze zaprojektowany i wdrożony”?
To znaczy, że projektowanie oparte jest o realne potrzeby i zachowania użytkowników, a użyta technologia nie stwarza barier w codziennym korzystaniu z intranetu.
Co to znaczy “utrzymywany”?
To znaczy, że praca nad intranetem nie kończy się w momencie jego wdrożenia. Aktualizowanie dostępnych w nim informacji i wprowadzanie sugestii pracowników jest równie ważne jak dobry projekt.
Skoro już o projektach mowa, warto podkreślić, że każdy intranet jest wyjątkowy, ponieważ każda firma ma swoją specyfikę. Podczas pracy nad różnymi projektami intranetu zauważyliśmy jednak, że wszystkie dobre rozwiązania intranetowe mają pewne cechy wspólne. Oto kilka rad projektowych.
1. Pozwól pracownikom się wypowiedzieć
Zrozumienie potrzeb i zwyczajów pracowników jest absolutnie kluczowe dla zaprojektowania intranetu, który będzie postrzegany przez pracowników jako wsparcie, a nie przeszkoda. Znakomitym źródłem informacji będzie rozmowa z nowymi pracownikami, którzy dopiero uczą się pracy na swoim stanowisku i tego, jak funkcjonuje firma. Dowiedz się, jakich informacji szukają osoby, które pracują w Twojej firmie od niedawna, z czym mają problem, skąd czerpią swoją wiedzę.
Nie zapominaj jednak też o wieloletnich pracownikach. Osoby te często wiedzą, gdzie zdobyć informacje potrzebne im w codziennej pracy. Brakuje im jednak możliwości wyrażenia siebie. Pracownicy starsi stażem chcą być częścią społeczności i szukać osób, z którymi mogliby podzielić się swoimi pasjami.
Zaproś do współpracy przy projekcie osoby pracujące w różnych działach i na różnych stanowiskach. Każdy dział powinien móc współuczestniczyć w projektowaniu intranetu. Ogromnie cenne mogą się dla Ciebie okazać sugestie osób, które mają za sobą pracę w różnych działach. Pamiętaj, że czasem dobrze jest zyskać obiektywne wsparcie w tego typu rozmowach. Być może zainteresują Cię techniki badania komunikacji wewnętrznej i potrzeb pracowników?
Z naszego doświadczenia:
Czasami pracownikom trudno jest mówić o swoich potrzebach. Dlatego badania przeprowadzone z ich udziałem muszą być wzorowo przygotowane i poprowadzone. Pamiętaj, aby rozmowy i wywiady przeprowadzić w dogodnych warunkach. Odpowiedzi na pytania pod okiem szefa działu mogą nie być dobrym pomysłem. Ponadto, analiza uzyskanych danych wymaga dużej dozy bezstronności. Pobierz nasz poradnik i sprawdź dlaczego warto i jak rozmawiać z pracownikami o ich potrzebach.
2. Daj możliwość korzystania z różnych urządzeń
Coraz częściej pracujemy w zmieniających się warunkach, często w ruchu, czasem z domu. Możliwość korzystania z intranetu, niezależnie od stanowiska, kontekstu, warunków pracy, czy wykorzystywanych urządzeń jest więc podstawą. Weź to pod uwagę szczególnie, jeśli Twoi pracownicy pracują w innych warunkach niż standardowa praca przy biurku.
Z naszego doświadczenia:
W ubiegłym roku pracowaliśmy nad nowym intranetem dla firmy Rossmann. Ze względu na dynamikę pracy konsultantek w sklepach, klient zdecydował, że intranet będzie mógł być wykorzystywany na trzech urządzeniach: komputerach, tabletach i ekranach dotykowych.
3. Personalizuj intranet
Każdy lubi być traktowany indywidualnie, pracownik dużej organizacji tym bardziej to doceni. Jeśli masz doświadczenie z wdrażaniem, rozwojem i pracą z intranetem, który powstał w oparciu o pudełkowe rozwiązania, prawdopodobnie wydaje Ci się, że intranet nie daje zbyt szerokich możliwości zastosowania personalizacji treści. Czasem jednak wystarczą drobiazgi…
Z naszego doświadczenia:
Nic nie stoi na przeszkodzie, by intranet witał pracownika jego imieniem. To proste rozwiązanie, które jest niezwykle pozytywnie odbierane przez użytkowników. Dobrym pomysłem będzie umożliwienie użytkownikowi zapisywania najważniejszych treści, jako ulubione lub do przeczytania później. Intranet, który zaprojektowaliśmy dla firmy Impel oferuje właśnie taką “Czytelnię”. Więcej o pracy nad ImpelNetem możesz przeczytać w wywiadzie na blogu Mai Bernackiej – bee DIFFERENT.
4. Pamiętaj o wartości dodanej
Pamiętaj, że z intranetu będą korzystali… ludzie. Badani przez nas pracownicy dużych korporacji zwracali uwagę, że prócz linków do dokumentów, numerów kontaktowych do współpracowników, czy rozszerzeń i skrótów nazw poszczególnych jednostek, chętnie zobaczą w intranecie informacje paradoksalnie niezwiązane z firmową codziennością.
Z naszego doświadczenia:
W każdym zaprojektowanym przez nas intranecie proponujemy klientom dodanie kilku funkcjonalności, które są czymś w rodzaju digitalowego uśmiechu posłanego w stronę pracowników. W zależności od ich potrzeb może to być link do menu pracowniczej kantyny, informacje o pogodzie, rozkład jazdy autobusów na najbliższym przystanku czy ciekawostki z życia firmy (szczególnie ważne w obecnych warunkach). Intranet powinien mieć ludzkie oblicze, tylko wtedy ma szansę naprawdę angażować i dać się polubić.
5. Wspieraj komunikację dwukierunkową
Pamiętaj, że wielu pracowników z chęcią wesprze redaktorów intranetu. Pozwól im na wyrażanie swoich opinii i pomysłów na nowe inicjatywy. Dla samych redaktorów będzie to dodatkowe źródło informacji zwrotnej i konkretna motywacja.
Z naszego doświadczenia:
Intranet, który zaprojektowaliśmy dla firmy Impel daje pracownikom możliwość wysyłania wiadomości bezpośrednio do redakcji. Tauron, z którym również pracowaliśmy nad intranetem, poszedł o krok dalej. Pracownicy mogli nie tylko zgłaszać w intranecie swoje pomysły, ale także na bieżąco śledzić ich statusy i kontaktować się z redaktorem.
6. Nie zapominaj o warstwie wizualnej
Estetyczna i spójna grafika zachęci pracowników do korzystania z intranetu i ułatwi korzystanie z niego. Nie chodzi tutaj jednak o barokową przesadę. Im prościej, tym lepiej. Pamiętaj, że pracownik spędza duzo czasu przed ekranem i ergonomia pracy powinna być Twoim priorytetem.
Z naszego doświadczenia:
Doświadczony UI designer umie zaproponować estetyczne rozwiązanie odpowiednie dla zmęczonych oczu. Powyżej możesz zobaczyć ekran startowy intranetu, który zaprojektowaliśmy dla firmy Impel.
7. Określ standardy
To bardzo ważne, by komunikacja w intranecie była spójna. Artykuły powinny mieć konsekwentny styl i formę, wydarzenia firmowe opisywane w systematyczny sposób, a dokumenty mieć przewidywalne nazwy i znajdować się w odpowiednich sekcjach czy folderach. Przeglądając intranet powinno się mieć wrażenie, że tworzy go tylko jedna osoba, która ma swój sposób wypowiadania się i porządkowania informacji.
Z naszego doświadczenia:
Podczas pracy nad intranetem dla Rossmanna, klient zapewnił nas, że jego dział odpowiedzialny za komunikację będzie czuwał nad spójnością przekazu. Dla nas była to dobra wiadomość, ponieważ wiedzieliśmy, że intranet będzie nie tylko dobrze zaprojektowany, ale również utrzymywany. Zaproponowaliśmy rozwiązania, które dodatkowo wspierają te standardy.
Innym sposobem na zapewnienie takiej spójności mogą być szkolenia. Po zakończeniu prac projektowych nad intranetem Taurona przeprowadziliśmy szkolenia dla redaktorów. Uczyliśmy pracowników różnych działów nie tylko tego, jak korzystać z intranetu, ale również jak efektywnie pisać nowe treści.
Podsumowując
Intranet to doskonałe narzędzie do realizacji celów działu HR. Aby to się udało, konieczne jest jednak zbadanie potrzeb pracowników, a następnie zaprojektowanie intranetu w oparciu o te potrzeby.
