2020-04-22

Jak ocenić Digital Maturity i przyspieszyć cyfrową transformację?

Maria Leńczuk
Maria
Leńczuk

Ostatnie miesiące pokazały, że w myśleniu o zarządzaniu firmą i jej rozwoju zdrowy rozsądek to za mało, by przewidzieć możliwe scenariusze. Na czym oprzeć plany, jak przygotować strategię cyfryzacji i czy warto teraz zacząć lub przyspieszyć cyfrową transformację? Tu znajdziesz odpowiedzi oparte na doświadczeniach z kilkudziesięciu projektów.

O co chodzi z tą dojrzałością cyfrową i cyfrową transformacją

Digital Maturity, czyli dojrzałość cyfrowa firmy, opisuje w jakim stopniu firma wykorzystuje rozwiązania cyfrowe w swojej działalności, jak są wdrażane innowacje, rozwijane kompetencje pracowników, jaka jest świadomość potrzeby zarządzania cyfryzacją i innowacjami oraz jak jest ona realizowana w firmie. Zarządy firm mogą mieć różne motywacje do określenia dojrzałości cyfrowej firmy. Zwykle jednak wiąże się to z przystąpieniem do wdrażania innowacji w firmie lub z potrzebą uporządkowaniem toczących się procesów transformacji cyfrowej.

Cyfrowa transformacja to zmiany, jakie przechodzi firma, polegające na wykorzystaniu technologii cyfrowych do osiągnięcia celów organizacji. O tym, jakie cele można osiągnąć dzięki cyfrowej transformacji, przeczytasz w dalszej części artykułu.

Określenie dojrzałości cyfrowej może i powinno być wstępem do stworzenia strategii digitalowej firmy. Przy czym przez strategię digital rozumiemy dużo więcej niż strategię marketingu w sieci czy zarządzanie infrastrukturą i komputerami.

Pojęcie strategii digital w polskim kontekście występuje głównie w marketingu i jest utożsamiane ze strategią budowy i utrzymania relacji z klientami w internecie czy z wykorzystaniem narzędzi internetowych, w tym social mediów, do komunikacji z otoczeniem firmy. W EDISONDZIE rozumiemy ją jednak dużo szerzej. Pod uwagę bierzemy całość działań firmy kierowanych do wewnątrz i na zewnątrz organizacji, a także poziom cyfryzacji tych działań w odniesieniu do potrzeb firmy, jej kontrahentów, klientów i pracowników. W tym rozumieniu strategia digital wytycza kierunek i sposoby realizacji rozwoju cyfrowego firmy, czyli zwiększania jej dojrzałości cyfrowej.

Kiedy jest dobry czas na myślenie o strategii cyfrowej

Gdy nowy biznes startuje: to jest moment, by odpowiedzieć sobie na pytania o potencjał pomysłu, grupę odbiorców usług czy produktów i ich potrzeby, propozycję wartości jaką im zaproponujesz.

Jest to również czas, by zastanowić się co Ty i Twoi współpracownicy będziecie robić sami, co możecie zlecić, a co zautomatyzować. Zastanów się, jak będziesz się komunikować z kontrahentami i klientami. I w końcu (co jak pokazują ostatnie miesiące może być kluczowe) pomyśl o planie B. Co jeśli klienci przeoczą Twoją propozycję wartości? Jeśli zachowania klientów i kontrahentów lub Twoje warunki prowadzenia biznesu zmienią się nagle pod wpływem jakichś czynników zewnętrznych, np. ograniczenia handlu, obciążenia internetu.

Gdy świat się zmienia: Załóżmy, że prowadzisz rozwijający się biznes. Firma rośnie i coraz trudniej zapanować nad liczbą zadań i tym, jak poszczególni pracownicy je wykonują. Pojawiają się kontrahenci o innych niż dotąd oczekiwaniach, ich pracownicy oczekują, że zamówienie Twojego asortymentu będzie podobne do zamówienia na Pyszne.pl lub AliExpress. Wchodzisz na nowe rynki, gdzie odnośnikiem do działalności takiej jak Twoja nie jest już Allegro czy Booking.com.

A może jeszcze inaczej: Twoja firma ma stronę internetową, ale działa głównie off-line i dobrze sobie radziła dopóki klient mógł się z Wami skontaktować „twarzą w twarz”, np. umówić wizytę przedstawiciela handlowego. Zamówienia spływają mailowo, czasem tylko jakiś mail się gubi lub czeka zbyt długo na odpowiedź. Twoi konkurenci obsługują klientów za pomocą platformy zakupowej.

Każda z tych sytuacji, nawet w mniej apokaliptycznych niż obecnie warunkach, w krótszej lub dłuższej perspektywie wymaga Twojej reakcji.  Gdy wiesz, że to sprzyjający moment na rozwój i przeskoczenie konkurencji, ale nie jesteś pewien, jaki kierunek przyniesie najwięcej korzyści w średniej perspektywie. Poprawa przepływu informacji w firmie dzięki intranetowi? Nowy e-commerce? Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta? Automatyzacja procesu order-to-cash? System śledzenia dostaw dzięki IoT?

Od czego zacząć

Jesteś ekspertem w swojej dziedzinie i zatrudniasz specjalistów. Jednak jeśli nie jesteście wielką grupą kapitałową – raczej nie dysponujecie wszystkimi możliwymi kompetencjami, potrzebnymi do transformacji cyfrowej firmy. Trudno jest samodzielnie, w sposób obiektywny ocenić wszystkie obszary działania firmy. Cieżko też porównać je z tym, jak działa bezpośrednia i pośrednia konkurencja oraz wytypować rozwiązania najlepiej odpowiadające warunkom działania Twojej organizacji.

Doświadczenia firm, z którymi pracujemy, pokazują, że dobrze jest zaprosić do takiego oglądu i planowania kogoś z zewnątrz, kto ma doświadczenia z podobnych i z odmiennych firm i zada odpowiednie pytania.

Digital Maturity – co oceniamy?

Nawet, jeśli planujesz zmiany w jednym tylko aspekcie działania firmy, dobrze jest zacząć od spojrzenia na całość. Pozwoli to ocenić stan wyjściowy i zauważyć elementy z innych obszarów działalności, które mogą wpływać na wprowadzane zmiany. Z kolei na etapie wdrażania, znajomość stanu wyjściowego ułatwi monitorowanie wpływu zmian na całą firmę.

Całościowy ogląd firmy powinien uwzględniać:

Wielkość firmy i poziom rozproszenia jej struktury – jeśli firma ma oddziały, uwzględnij je wszystkie w analizie. Nawet wtedy, gdy zmiany chcesz zacząć od centrali albo jednej filii. Inaczej będzie trzeba wykonać analizę ponownie za każdym razem, gdy w zmiany włączysz kolejny oddział firmy. Tyle że wtedy modyfikacji będzie wymagał też plan, nie uwzględniający różnych uwarunkowań działania poszczególnych oddziałów.

Typ działalności firmy i procesy realizowane w firmie – istotne są zarówno procesy główne (np. produkcja, sprzedaż, dystrybucja) jak i wspierające (księgowość, marketing, HR). Przeanalizuj sposób organizacji tych procesów oraz cyfrowe i analogowe narzędzia wykorzystywane do ich realizacji. Zbierz informacje o tym, na ile te rozwiązania odpowiadają potrzebom firmy i klientów. Zwróć uwagę, czy te rozwiązania dają efekt synergii z narzędziami stosowanymi w procesach powiązanych.

Interakcje z otoczeniem – jak wyglądają relacje firmy z kontrahentami i z klientami? Jakie posiadasz kanały komunikacji i obsługi oraz jak je oceniają Twoi odbiorcy? W czym konkurencja jest lepsza, jakie rozwiązania stosuje?

Kompetencje i sposób ich nabywania – jakie kompetencje mają pracownicy, jak uczą się korzystać z narzędzi używanych w firmie, jak – z nowych wdrażanych. Jakie mają nawyki w zakresie nabywania kompetencji i rozwiązywania problemów? Jak firma pozyskuje nowe kompetencje – doszkalając pracowników, zatrudniając nowych, którzy posiadają potrzebne kompetencje? To wszystko wpłynie na adopcję nowych rozwiązań.

Dostęp do danych i sposób ich przetwarzania – jedną z niewątpliwych zalet cyfryzacji jest to, że wiele danych dotąd wymagających żmudnego raportowania można uzyskać niejako przy okazji. Jeśli jednak raportowanie nie było jedną z założonych funkcji zmian, albo gdy pracownicy nie mają odpowiednich kompetencji, by generować i czytać raporty, potencjał oparcia decyzji na danych generowanych przez wdrożone systemy jest marnowany. Podobnie dzieje się, gdy technologie zastosowane w digitalizacji różnych procesów są niekompatybilne i ich łączenie i opracowanie wymaga dodatkowych inwestycji czy nakładu pracy.

Transformacja cyfrowa EDISONDA

Sposób zarządzania zmianami w organizacji – przypomnij sobie dwa przykłady wdrożeń w firmie. Przykładowo: wdrożenie sklepu internetowego półtora roku temu przebiegło gładko, klienci są zadowoleni, pracownicy również, bo nawet poinstruowanie klienta przez telefon jak znaleźć tam produkt i jego parametry jest bardzo proste. Z kolei wdrożenie nowego systemu księgowego wlecze się już kolejny miesiąc i kosztuje firmę sporo pieniędzy i nerwów. Warto przyjrzeć się obu tym procesom i poszukać, co sprzyja a co stopuje wdrożenia nowych rozwiązań w firmie.

Jaki jest efekt analizy digital maturity?

Analiza dojrzałości cyfrowej firmy to obiektywne, całościowe i przekrojowe prześwietlenie obszarów działalności firmy. W jej efekcie otrzymujesz ocenę kondycji ze wskazaniem słabych i mocnych stron, popartą danymi z analizy. Na tym powinna się opierać lista rekomendacji: możliwych do osiągnięcia przewag konkurencyjnych i sposobów ich realizacji.

Konsultanci, którzy prowadzili analizę, powinni dostarczyć plan praktycznych działań w krótkiej i średniej perspektywie, które zwiększą stabilność działalności, a także wskazać perspektywy rozwojowe firmy. Plan ten musi mieć określone mierzalne wskaźniki realizacji. Nie powinien być wyłącznie efektem dostarczonym przez konsultantów – by miał rację bytu, musi być przedyskutowany z zarządem firmy.

Po co to wszystko? Plan przygotowany w trakcie prawidłowo przeprowadzonego procesu analizy i poszukiwania rozwiązań, przy udziale konsultantów, kluczowych pracowników firmy i zarządu, powinien zostać przyjęty jako strategia digitalowa firmy. Efektem jej wdrożenia będzie unowocześnienie biznesu, przyspieszenie transformacji cyfrowej, zwiększenie konkurencyjności.

UX design trendy - EDISONDA

Strategia – 4K

Strategia, aby mieć szanse powodzenia, powinna się opierać na 4 elementach:

Kompetencjach – tych już posiadanych w firmie i tych, które pracownicy muszą nabyć i rozwinąć, by z korzyścią dla firmy stosować rozwiązania cyfrowe. Dlatego wdrażając cyfrowe zmiany trzeba zaplanować, jak pracownicy nabędą nowe kompetencje, jak będą się uczyć podstaw korzystania z nowego rozwiązania, a jak je uzupełniać, by wydajność ich pracy z czasem rosła. To jeden z elementów, jakich brakowało w wielu projektach, do których byli zapraszani nasi konsultanci i bez jego uzupełnienia projekt ma zwykle szansę trafić pod obrady zarządu po roku – dwóch od wdrożenia, by ustalić „co poszło nie tak”.

Pracownicy nieprzygotowani do korzystania z nowego rozwiązania albo będą się upierać przy poprzednim, które już znają, albo będą szukać innego, które ktoś im zareklamuje jako lepsze.

Komunikacji – zmiany, które nie są otwarcie komunikowane, budzą niepokój i opór. Działania komunikowane stopniowo i odpowiednio wcześnie pozwalają zbudować w pracownikach pozytywne nastawienie, włączyć ich w proces zmian i wykorzystać ich energię napędową do lepszego wdrożenia rozwiązań. Dotyczy to zarówno projektów z zakresu Digital Workplace czy Digital Employee Experience, jak i platform do obsługi klienta.

Konsekwencjach – często wdrożenia cyfrowe wpływają na inne aspekty działalności firmy. Są też czasochłonne, więc ich efekty czasem są odłożone w czasie. Ważne, by trzymać się planu i nie wstrzymywać procesu, jeśli zmiany nie od razu przynoszą sukces. Trzeba cały czas pamiętać, jaki cel chcesz osiągnąć, a także kontrolować, czy tam właśnie zmierzasz. Trzeba uważnie obserwować, jak działania określone w strategii wpływają na inne obszary działalności firmy. Wreszcie nie można też zapomnieć o zmianach zachodzących w otoczeniu. Czy wzrost lub spadek sprzedaży to efekt Twojego dobrze lub źle przyjętego mailingu, akcji rabatowej lub sposobu zarządzania dostawami, czy też czynników zewnętrznych (działań konkurencji, pogody, decyzji politycznych)?

Koordynacji – strategia digital jest odpowiedzialnością jednoosobową tylko w firmie jednoosobowej. A przynajmniej powinna być. Skoro, jak wykazałam we wcześniejszych trzech punktach, wdrożenie wymaga wieloaspektowych decyzji i działań, realizacja strategii będzie wymagać współdziałania wielu managerów i pracowników. Natomiast sytuacją idealną jest gdy jedna osoba na poziomie zarządu jest sponsorem zmian – oczekuje i egzekwuje, że zmiany są wprowadzane do końca, a poszczególne części organizacji współdziałają, by to osiągnąć.

Jeśli zastanawiasz się, jaka jest cyfrowa dojrzałość Twojej firmy i czy to dobry moment na cyfrową transformację – napisz do nas. Wspólnie poszukamy odpowiedzi.

Udostępnij

Edisonda to ludzie

Wierzymy, że UX to coś więcej niż rysowanie makiet. Dlatego pomagamy zrozumieć potrzeby użytkowników i osadzamy je w kontekście biznesowym. Jesteśmy największym studiem User Experience w Polsce.

projekty szyte na miarę

Na co dzień badamy, tworzymy i rozwijamy cyfrowe produkty. W naszej pracy unikamy założeń - polegamy na wiedzy i zdobytym doświadczeniu.

By zobaczyć stronę
obróć urządzenie

Korzystamy z cookies. Dowiedz się wiecej