Wszyscy słyszeliśmy, że sztuczna inteligencja ma potencjał, by zrewolucjonizować cyfrowe środowisko pracy. W EDISONDA w pełni się z tym zgadzamy — jednak dla nas kluczowe jest pytanie: jak zaprojektować inteligentne miejsce pracy, które realnie wspiera ludzi? Jak wdrażać rozwiązania AI w digital workplace tak, by były użyteczne i efektywne na co dzień?
Rozwój AI w Digital Workplace
Jak firmy, z którymi współpracujemy, mogą wdrożyć funkcje AI, aby ułatwić pracę i zwiększyć satysfakcję z używanych narzędzi? Rzeczywistość jest taka, że pracownicy już korzystają ze sztucznej inteligencji w miejscu pracy – niezależnie od tego, czy zostało to oficjalnie zatwierdzone przez firmę. Pojawienie się tej przełomowej technologii nie pozostało niezauważone.
Badanie przeprowadzone przez Microsoft wykazało, że najczęstszym sposobem korzystania z AI w miejscu pracy jest „BYOAI” (Bring Your Own AI). Oznacza to, że większość pracowników używa swoich prywatnych kont na narzędziach AI, takich jak ChatGPT czy Copilot, do realizacji zadań.
To podkreśla wyraźną lukę między rzeczywistymi potrzebami pracowników, a rozwiązaniami, które są oferowane przez organizacje, często bez odpowiedniego nacisku na personalizację intranetu.
Co więcej, wiąże się to z poważnym ryzykiem w zakresie zgodności i bezpieczeństwa danych. Już wiele dużych firm doświadczyło poważnych wycieków informacji właśnie z tego powodu. To jasno pokazuje, że rośnie nie tylko potrzeba udostępniania pracownikom firmowych narzędzi AI do codziennej pracy, ale także pilna konieczność ich skutecznego wdrożenia.
Dla organizacji korzystających z produktów Microsoft sytuacja jest stosunkowo prosta. Microsoft umocnił pozycję lidera w zakresie AI dla biznesu, intensywnie inwestując w funkcje oparte na sztucznej inteligencji, które płynnie integrują się z jego pakietem narzędzi. Jednak, jak to często bywa w przypadku Microsoftu, wiele z tych funkcji nie jest odpowiednio promowanych i łatwo je przeoczyć w ogromnym ekosystemie MS Office Suite.
Inteligentne miejsce pracy – Microsoft Copilot
Flagowy produkt AI od Microsoftu, MS Copilot, stanowi silną alternatywę dla ChatGPT, oferując znacznie lepsze polityki ochrony danych. Według Microsoftu korzystanie z Copilota jest tak samo bezpieczne jak używanie Outlooka.
Dzięki licencji MS Copilot Enterprise firmy mogą z łatwością zintegrować AI z Digital Workplace, minimalizując wysiłek związany z wdrożeniem.
Jednak wiąże się to ze sporym wydatkiem. Koszt licencji Copilot wynosi 30 USD na użytkownika miesięcznie. W przypadku firmy zatrudniającej 100 pracowników oznacza to 3 000 USD miesięcznie, co dla wielu organizacji stanowi znaczącą inwestycję, na którą nie każda firma może sobie pozwolić.
Najciekawsze funkcje AI dostępne w ramach licencji Copilot:
- Asystent pisania oparty na AI w MS Word.
- Automatyczne podsumowania plików w OneDrive.
- Chatboty AI, które wykorzystują wiedzę firmy i mogą być wdrażane jednym kliknięciem.
To przełomowe funkcje, które realnie usprawniają codzienną pracę pracowników. Czy można osiągnąć podobne rezultaty bez inwestowania w licencję MS Copilot? Tak, choć wymaga to sprytnego podejścia.
Przeglądarka Microsoft Edge
Zaskakująco, to właśnie przeglądarka Microsoft Edge może stać się kluczowym narzędziem do poprawy funkcjonowania Digital Workplace. Umożliwia pełną transformację intranetu, sprawiając, że staje się on bardziej spersonalizowany i płynnie zintegrowany z codzienną pracą użytkowników.
Pierwszym kluczowym elementem jest MS Start, który niedawno zmienił nazwę na MSN.
Domyślnie dostarcza użytkownikom spersonalizowany strumień wiadomości z całego internetu przy każdym otwarciu nowej karty w przeglądarce. Jednak dzięki szybkiej konfiguracji można ograniczyć źródła treści wyłącznie do kanałów firmowych.
Jeśli Twoja organizacja korzysta z Teams, Viva Engage lub SharePoint do dystrybucji treści, wszystkie publikacje będą już dostępne w MS Start, co pozwala na łatwiejszy dostęp do istotnych informacji bez konieczności korzystania z dodatkowych narzędzi.
Co więcej, kanał informacyjny w MSN jest oparty na AI. Automatycznie dostosowuje treści do zainteresowań użytkownika, analizując, jakie wiadomości już przeczytał, aby wyświetlać te najbardziej istotne na górze.
W kontekście wewnętrznej komunikacji to ciekawe narzędzie, które może wspierać personalizację doświadczeń. Warto jednak pamiętać, że efektywność takiego rozwiązania zależy od jakości źródeł oraz ich odpowiedniego przygotowania – tak, by promowane były naprawdę wartościowe treści.
Funkcjonalność wyszukiwania w intranecie
Jednym z największych wyzwań dla intranetów jest niewydajne wyszukiwanie. Skonfigurowanie skutecznej wyszukiwarki wymaga zasobów i zaangażowania, a jednocześnie wyszukiwanie pozostaje jedną z kluczowych funkcji każdego nowoczesnego intranetu.
Mimo swojego znaczenia, jest to często zaniedbywany obszar, głównie ze względu na jego złożoność i trudności we wdrożeniu.
Aby rozwiązać ten problem, Microsoft wprowadził „Bing for Work” – korporacyjną wersję swojej wyszukiwarki, która wzbogaca standardowe wyniki o wewnętrzną wiedzę firmy.
Działa od razu po wdrożeniu, bez skomplikowanej konfiguracji. Może jednak zostać dostosowana przez administratora SharePoint, np. poprzez zmianę priorytetów zasobów lub typów treści.
Bing for Work jest już częścią Twojej licencji Microsoft, co oznacza, że nie generuje dodatkowych kosztów. Co więcej, jest dostępny bezpośrednio ze strony startowej MSN, dzięki czemu staje się pierwszym narzędziem, które widzą pracownicy po otwarciu nowej karty w przeglądarce Edge. To zapewnia im łatwy dostęp do zasobów wsparcia i samoobsługi.
Jednak największą zaletą przeglądarki Edge w kontekście Digital Workplace jest to, że zapewnia ona stały dostęp do Microsoft Copilot we wszystkich narzędziach online, nie tylko tych od Microsoftu. Jest to możliwe dzięki Copilotowi zintegrowanemu z paskiem bocznym przeglądarki, który, po prostej konfiguracji, może analizować kontekst aktualnie otwartej strony.
Dzięki temu pracownicy mogą zadawać pytania kontekstowe, np.:
- „Pomóż mi odpowiedzieć na tego e-maila.”
- „Przepisz to w bardziej profesjonalnym tonie.”
- „Podsumuj tę stronę dla mnie.”
oraz otrzymywać dopasowane odpowiedzi bez konieczności kopiowania treści do zewnętrznych narzędzi, takich jak ChatGPT czy witryna Copilota.
Dodatkowo, funkcja ta zachęca pracowników do korzystania wyłącznie z firmowych kont Microsoft do obsługi AI, co zwiększa bezpieczeństwo danych. Jednak umożliwienie Copilotowi dostępu do treści na otwartej stronie może budzić obawy związane z cyberbezpieczeństwem. Aby zminimalizować ryzyko, funkcja ta powinna być aktywowane dopiero po konsultacji z działem IT, który potwierdzi zgodność z firmowymi zasadami ochrony danych.
Warto jednak zaznaczyć, że jeśli firma już korzysta z ekosystemu Microsoft do przechowywania danych, Copilot działa zgodnie z polityką Enterprise Data Protection. Oznacza to, że wszystkie zapytania i odpowiedzi są anonimizowane i nie są przechowywane, co dodatkowo zabezpiecza dane firmy i sprawia, że wdrożenie tej funkcji staje się znacznie łatwiejsze.
Oczywiście, sztuczna inteligencja otwiera jeszcze szersze możliwości ulepszania Digital Employee Experience (DEX), na przykład poprzez dostosowane modele językowe trenowane na danych firmy lub agentów AI wspierających tworzenie treści w inteligentnym miejscu pracy.
Jednak mimo ich ogromnego potencjału, skuteczność tych rozwiązań zależy od przemyślanego wdrożenia, transformacji środowiska pracy oraz jasnej komunikacji i zarządzania zmianą. Samo ich uruchomienie nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, jeśli nie będzie poparte spójną strategią wdrażania AI w organizacji.
Aby dowiedzieć się więcej o wdrażaniu AI w środowisku pracy lub uzyskać wsparcie w zakresie zarządzania zmianą i komunikacji, odwiedź naszą stronę internetową i umów się na spotkanie z jednym z ekspertów.
Pomożemy Ci przekształcić wizję Digital Workplace opartego na AI w rzeczywistość, dostarczając praktyczny, krok po kroku plan dostosowany do potrzeb Twojej organizacji.
