Niezależnie od tego, czy pracujesz nad stworzeniem MVP nowej usługi lub produktu cyfrowego, wdrożeniem cyfrowym, czy redesignem istniejącego rozwiązania cyfrowego, czas poświęcony na sprecyzowanie celów, zakresu i sposobów realizacji pozwala oszczędzić nakładów na wdrożenie oraz poprawki i zarządzanie ryzykiem.
Warsztat potrzeb biznesowych to świetny sposób, by z udziałem kluczowych decydentów i realizatorów projektu czy wdrożenia sprecyzować zakres projektu i zdecydować o zatrudnieniu (lub nie) podwykonawcy czy wyborze dostawcy rozwiązania cyfrowego.
Co to jest warsztat potrzeb biznesowych i po co go robić?
Warsztat potrzeb biznesowych to spotkanie, którego celem jest ustalenie zakresu projektu oraz warunków uznania wdrożenia za sukces. Warsztat służy temu, by przy udziale kluczowych decydentów i realizatorów określić punkt startowy i optymalny sposób realizacji projektu.
Warsztat pomaga w uporządkowaniu wiedzy na temat założeń i warunków brzegowych projektu czy wdrożenia. Daje też podstawy do oszacowania wielkości i złożoności projektu, jego czasochłonności i ryzyk.
Metoda prowadzenia warsztatu potrzeb biznesowych stworzona w Edisondzie bazuje na wieloletnich doświadczeniach w pracy z klientami i narzędziach design thinking. Jej zastosowanie dostarcza naszym klientom i nam wystarczająco precyzyjnych informacji, potrzebnych do określenia wykonalności projektu i oczekiwanych efektów. Warsztat potrzeb biznesowych jest jednym z naszych podstawowych narzędzi z zakresu doradztwa business design.
Uczestnicy warsztatów, które prowadziliśmy, wskazywali na takie korzyści, jak:
- „Wszystkie wcześniejsze pomysły znalazły się na papierze.”
- „[Teraz mam] poczucie, jak wiele pracy przed nami.”
- „Uporządkowanie naszych chęci i założeń, przełożenie to na możliwości.”
Jak się przygotować do warsztatu potrzeb biznesowych?
Niezbędnym przygotowaniem do warsztatu (i każdego projektu) jest przynajmniej wstępne określenie, na czym ma polegać produkt lub usługa (MVP), innowacja i do jakiej grupy chcemy trafić z tym rozwiązaniem. Jeśli nasza wizja sięga dalej, warto określić, jakim budżetem dysponujemy i jak wyobrażamy sobie plan wdrożenia.
Oprócz planu i budżetu, do realizacji projektu niezbędne jest wspólne rozumienie celów i zakresu. Ustalenie na starcie, kto będzie mieć wpływ na projekt na różnych etapach i kto może mieć wiedzę niezbędną do prawidłowego zaplanowania i realizacji przedsięwzięcia, umożliwia zaproszenie do projektu niezbędnych osób i zespołów we właściwym momencie.
Bardzo przydatne jest też spisanie (potencjalnej) konkurencji i przyjrzenie się jej rozwiązaniom i przychodom. Jeśli nie posiadasz takiej wiedzy, to jest zwykle wartość, której dostarcza konsultant business design taki, jak ja.
Jak wygląda warsztat potrzeb biznesowych – kolejne kroki
Warsztat, by spełnić swoje zadanie, powinien koncentrować się na następujących aspektach:
Przez cele biznesowe, mówiąc najprościej, rozumiem określenie, jak rozwiązanie ma działać, żeby wdrożenie zostało uznane za sukces przez interesariuszy (o czym za chwilę).
Przewagi konkurencyjne to te zalety i funkcjonalności rozwiązania, które spowodują, że rozwiązanie będzie lepsze od tego, co wasza firma oferuje teraz i od oferty konkurencji. W przypadku całkiem nowego rozwiązania, niedostępnego jeszcze na rynku, należy wyspecyfikować, w czym to rozwiązanie będzie lepsze od alternatyw. Określając przewagi konkurencyjne warto przyjrzeć się problemom i potrzebom interesariuszy. W trakcie wdrażania rozwiązania komunikowanie takich korzyści, które odpowiadają interesariuszom, pomoże w szybszym przyswojeniu waszej oferty przez użytkowników i decydentów.
Więcej na temat wykorzystania informacji od użytkowników w przygotowywaniu ich do wprowadzanych zmian możesz przeczytać tu:
https://edisonda.pl/wiedza/badania-ux-a-zarzadzanie-zmiana/ lub obejrzeć tu: https://akademiamarketingu.edu.pl/webinar-jak-mowic-i-pisac-o-zmianach-by-uzytkownicy-je-polubili-wykorzystanie-badan-ux/?wvideo=1mmcxlq1m4#nagranie
Dobrze jest oszczędzić czas uczestników, przygotowując wstępny spis informacji o założeniach projektu, jednak kluczowe jest stworzenie warunków do aktywnego uczestnictwa i szczerych wypowiedzi każdego z uczestników spotkania.
Ustalenia uczestników spotkania dotyczące celów wdrożenia, oczekiwanego sposobu działania rozwiązania, przewag konkurencyjnych, potencjalnych ryzyk, a także warunków wdrożenia, należy spisać i włączyć do dokumentacji projektowej.
Spotkanie prowadzone przez konsultanta Edisondy składa się z serii ćwiczeń z wykorzystaniem interaktywnej tablicy on-line. Każdy uczestnik spotkania ma możliwość edycji elementów tablicy, dodawania własnych pomysłów, posiadanych informacji, komentowania. Zastosowanie technik i ćwiczeń znanych z podejścia design thinking pomaga w aktywnym uczestnictwie.
Przed samym warsztatem zespół klienta otrzymuje od nas link do interaktywnej tablicy oraz krótkie zadanie wprowadzające. Wypełniona tablica, wraz z przygotowanymi komentarzami, benchmarkami i rekomendacjami, jest dostępna dla zespołu klienta po zakończeniu warsztatu.
Kto powinien uczestniczyć w warsztacie potrzeb biznesowych?
Obecność osób, które zajmują się bieżącym utrzymaniem usługi (zarówno obsługi użytkowników wewnątrz firmy, jak i świadczeniem usług dla klientów zewnętrznych), pomaga w lepszym zrozumieniu potrzeb użytkowników i możliwych problemów oraz szans, jakie przyniesie wprowadzenie nowych usług lub funkcjonalności. Wreszcie udział osób, które zajmują się rozwojem oferty lub infrastruktury firmy, jest niezbędna do określenia obecnego ekosystemu cyfrowego i organizacyjnego firmy i wymagań, jakie one stawiają przed nowym projektem.
Idealnie, gdy na zespół uczestniczący w warsztacie potrzeb biznesowych składa się z przedstawicieli wszystkich grup interesariuszy. Interesariusze to przedstawiciele wszystkich grup, które będą zaangażowane we wdrożenie, albo będą utrzymywać i korzystać z wdrożonego rozwiązania. Pominięcie którejś z grup interesariuszy zwykle powoduje zawirowania we wdrożeniu.
Ile trwa warsztat potrzeb biznesowych?
Optymalny czas trwania warsztatu to 3 godziny. Taka długość spotkania pozwala na:
- zebranie kluczowych informacji, dotyczących celów i założeń projektu,
- sprawdzenie, na ile wizje i potrzeby poszczególnych decydentów są zbieżne
- zmapowanie czynników sprzyjających realizacji pomysłu biznesowego, potencjalnych zagrożeń oraz projektów powiązanych, które mogą mieć wpływ na powodzenie i tempo wdrożenia.
W pracy z klientami Edisondy korzystamy ze scenariuszy warsztatów opracowanych w oparciu o nasze długoletnie doświadczenie w realizacji kilkuset projektów dla polskich i zagranicznych firm z branż, w których działamy. Każdy scenariusz składa się z kilku ćwiczeń, trwających łącznie od 2 do 3 godzin. Ćwiczenia prowadzimy z wykorzystaniem interaktywnej tablicy on-line, co pozwala wszystkim uczestnikom na aktywny udział i zgłoszenie informacji, pomysłów i obaw, które są uwzględniane w podsumowaniu.
Czy ryzykujesz, robiąc warsztat potrzeb biznesowych ze wsparciem eksperta z zewnątrz?
Mówienie o pomysłach biznesowych, celach firmy i jej problemach osobom spoza firmy może niektórym wydawać się niepokojące. Odsłaniamy się przed kimś, nim postanowimy, czy będziemy z nimi pracować.
W niektórych organizacjach warsztaty jako forma ustaleń nie cieszą się dużą renomą. Niektórzy decydenci mają wrażenie, że poświęcamy czas na dyskusje, które nie kończą się konkretnymi decyzjami.
Ewentualne obawy okazują się być na wyrost. Po pierwsze, na życzenie klienta przed warsztatem możemy podpisać klauzulę o poufności. Po drugie, osoba z zewnątrz, umiejętnie zadając pytania, pomaga wyciągnąć nam z głowy to, co istotne dla projektu, a co niekoniecznie trafiło już do dokumentacji projektu. Po trzecie, w wielu firmach alternatywą dla spotkania zespołu i przedstawiciela zarządu jest mozolne konsultowanie projektu z każdym, kto ma coś do dodania, z osobna. Przy wielu projektach toczących się równocześnie rozciąga to proces podejmowania decyzji do długich tygodni czy miesięcy. Kilkugodzinny warsztat, podsumowany raportem w formie tablicy, z rekomendacjami i ofertą, pozwala szybciej zgromadzić wiedzę i podjąć odpowiednie decyzje. Pomaga też w uporządkowaniu procesu business design, a dzięki temu – pozwala prześledzić, na jakich przesłankach oparte były podjęte decyzje i czy zmieniające się otoczenie może wpływać na powodzenie projektu.
Uczestnicy warsztatów, które miałam okazję moderować, wskazywali na korzyści, jakie osiągnęli w wyniku warsztatu potrzeb biznesowych. Wynikają one przede wszystkim z możliwości zderzenia pomysłu z wiedzą ekspertów, doświadczonych w projektach cyfrowych:
- „Poczucie bezpieczeństwa, wsparcia w przeprowadzeniu projektu”.
- „Możliwość poznania zespołu, który wie, z czym się mierzy”.
- „Motywacja do realizacji”.
Co zyskujesz dzięki warsztatowi potrzeb biznesowych?
Pierwszym i natychmiastowym efektem warsztatu jest sprecyzowanie zakresu projektu czy wdrożenia cyfrowego. Efekt ten uzyskuje się poprzez uporządkowanie informacji o zakresie projektu, posiadanych zasobach, potrzebach użytkowników i firmy, warunkach brzegowych, potencjalnych czynnikach ryzyka. Stanowi to niebagatelny wkład w przygotowanie dokumentacji, istotnej zarówno dla zespołu wdrożeniowego, jak i dla potencjalnych podwykonawców czy dostawców oprogramowania i infrastruktury.
Wartością dodaną zaproszenia do prowadzenia warsztatu naszego konsultanta jest ekspercki wkład w postaci benchmarku, recenzji koncepcji, rekomendacji dotyczących technologii, organizacji projektu czy strony biznesowej przedsięwzięcia. Finalne rekomendacje pomogą ci sprecyzować zakres projektu oraz ocenić jego wykonalność. Podczas warsztatu nasz konsultant proponuje rozwiązania, które rekomendowaliśmy i/lub projektowaliśmy (w innych projektach), by określić preferencje klienta.
Ponadto, dzięki informacjom zebranym podczas spotkania nasz zespół przygotowuje skrojoną do potrzeb danej organizacji ofertę. Uwzględniamy w niej nie tyko cele projektu, ale również kontekst organizacji (sposób pracy, strukturę zespołu).
Po warsztacie klienci otrzymują dostęp do interaktywnej tablicy z podsumowaniem spotkania oraz rekomendację kolejnych kroków, które należy wykonać w projekcie, wraz z proponowanym planem prac.
Wykorzystując te informacje w bardziej efektywny sposób podejmiesz decyzje dotyczące realizacji projektu i ostatecznego zakresu prac. Świetnie wyraził to jeden z dyrektorów uczestniczących w naszych warsztatach:
„Warsztat był potrzebny, bo otworzył nam oczy na ogrom tego projektu.”
